SV-Clearingsystem

Stand: 01.01.2024

Das mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) eingeführte SV-Clearingsystem ist eine wichtige Hilfe für die Meldungserstattung. Es prüft Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit. Im Falle von Unstimmigkeiten gibt das Clearingsystem Hinweise aus, um Fehler zu beheben und diese weitgehend zu vermeiden.

Prozess bzw. Ablauf

Meldungen, die formale Fehler aufweisen (zum Beispiel unrichtige Versicherungsnummer), werden wie bisher von der in ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) integrierten Dateiinhaltsprüfung zurückgewiesen und sind nach entsprechender Korrektur neuerlich zu übermitteln.

Das SV-Clearingsystem dient lediglich der Information, dass erstattete Meldungen Widersprüchlichkeiten aufweisen bzw. gemeldete Sachverhalte unschlüssig sind. Korrekturen von Meldungen erfolgen nach wie vor ausschließlich über ELDA.

Langt eine Versichertenmeldung bzw. eine mBGM via ELDA ein, erfolgt durch das EDV-System des Krankenversicherungsträgers eine Überprüfung und (wenn möglich) eine Verarbeitung der Meldung. Dabei werden alle offensichtlichen oder möglichen Mängel der Meldung aufgezeigt.

In periodischen Abständen erfolgen darüber hinaus über das EDV-System des Krankenversicherungsträgers Routineabgleiche, wie etwa eine Prüfung, ob im Bereich des Selbstabrechnerverfahrens sämtliche mBGM erstattet wurden.

Bei festgestellten Widersprüchlichkeiten wird in weiterer Folge automatisch eine entsprechende Rückmeldung mit einer konkreten Beschreibung der Auffälligkeit erzeugt. Die meist versichertenbezogenen Hinweise und Fehlermeldungen werden sodann über ELDA bereitgestellt und können mittels entsprechender Schnittstelle direkt in das Lohnverrechnungsprogramm - sofern diese Funktionalität unterstützt wird - übernommen werden. So kann sichergestellt werden, dass notwendige Meldungskorrekturen auch in der Lohnverrechnungssoftware Berücksichtigung finden. Ein ungewolltes Auseinanderklaffen des darin enthaltenen sozialversicherungsrelevanten Datenbestandes mit jenem des Krankenversicherungsträgers soll dadurch so weit wie möglich vermieden werden.

Eine Schnittstelle zum Lohnverrechnungsprogramm ist für die Teilnahme am SV-Clearingsystem nicht zwingend erforderlich. Die Fehlerhinweise des SV-Clearingsystems können jederzeit online über das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) abgerufen werden. Die Clearingfälle stehen darüber hinaus als XML-, CSV- und PDF-Datei zum Download bereit.

Für eine automatische Verständigung über das Vorliegen neuer Clearingfälle können in WEBEKU von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber oder von der Steuerberaterin bzw. vom Steuerberater mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

Das SV-Clearingsystem ändert nichts daran, dass die Meldungserstattung über ELDA zu erfolgen hat.

Vorteile des SV-Clearingsystems

Sämtliche erstatteten Meldungen werden einzeln und unter Berücksichtigung bereits gemeldeter Sachverhalte zeitnah auf ihre Stimmigkeit überprüft.
Bei aufgetretenen Widersprüchlichkeiten wird die Meldungserstellerin bzw. der Meldungsersteller per E-Mail informiert, dass ein Clearingfall vorliegt.
Jede über das SV-Clearingsystem zur Verfügung gestellte Rückmeldung beinhaltet Detailinformationen zum vorliegenden Clearingfall.
Der jeweilige Clearingfall kann im Regelfall einer bzw. einem konkreten Versicherten zugeordnet werden.
Die Meldungserstellerin bzw. der Meldungsersteller entscheidet, wann der aufgetretene Clearingfall bearbeitet wird.
Die jeweiligen Fehlerrückmeldungen können über eine entsprechende Schnittstelle in die Lohnverrechnungssoftware übernommen werden.

Grafische Darstellung des SV-Clearingsystems

Hier können Sie eine grafische Darstellung des SV-Clearingsystems abrufen:

Darstellung des SV-Clearingsystems (PDF, 87 KB)

Arten der Clearingfälle

Wird nach fachlicher Prüfung durch das EDV-System des Krankenversicherungsträgers eine Auffälligkeit festgestellt, übermittelt das SV-Clearingsystem zwei Kategorien von Rückmeldungen. Je nach festgestellter Widersprüchlichkeit handelt es sich um

Hinweise, die jedenfalls einer Bereinigung durch die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber/die Bevollmächtigte bzw. den Bevollmächtigten bedürfen, oder
Mitteilungen mit rein informellem (serviceorientiertem) Charakter.

Die einzelne Rückmeldung selbst bezieht sich im Regelfall auf eine Versicherte bzw. einen Versicherten. Sie enthält neben den wesentlichen Daten zur Zuordnung des Clearingfalles (Beitragskontonummer, Dienstgeberin bzw. Dienstgeber, Versicherungsnummer etc.) stets eine konkrete Beschreibung der vorliegenden Auffälligkeit.

Rückmeldungen, die jedenfalls einer Bereinigung bedürfen

Diese Rückmeldungen ergehen, wenn ein inhaltlicher Widerspruch im Datenbestand vorliegt, der einer Verarbeitung der erstatteten Meldung entgegensteht. Der Clearingfall kann ohne Zutun der Meldungserstellerin bzw. des Meldungserstellers nicht aufgelöst werden. Innerhalb einer bestimmten Frist wird eine Korrektur durch die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber/die Bevollmächtigte bzw. den Bevollmächtigten erwartet. Verstreicht diese, ergeht zum bestehenden Problem eine Erinnerung.

Beispiele für Rückmeldungen, die einer Bereinigung bedürfen:

"Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da das Ende der Beschäftigung vor der Kündigungsentschädigung bzw. Urlaubsersatzleistung und das Ende des Entgeltanspruches nach dem Ende der Beschäftigung liegen muss."
"Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da der Abmeldegrund Präsenzdienstleistung im Bundesheer bei arbeitsrechtlichem Ende der Beschäftigung nicht möglich ist."

Rückmeldungen mit informellem (serviceorientiertem) Charakter

Der gemeldete Sachverhalt kann vom EDV-System des Krankenversicherungsträgers verarbeitet werden. Es wurde jedoch eine Auffälligkeit festgestellt, die überprüfenswert erscheint und mitunter zu Korrekturen Anlass gibt. Im Fokus dieser Meldungen steht somit der Servicegedanke. Auf sie kann, muss aber nicht reagiert werden. Informelle Rückmeldungen sind deshalb mit keinem Erinnerungsdatum versehen.

Beispiele für informelle Rückmeldungen:

"Der Abschlag UV-Entfall 60. LJ vollendet wäre aufgrund des Alters zulässig."
"Die Verrechnungsposition Minderung ALV auf 1 % (A01) wurde nicht berücksichtigt, weil sie auf Grund der Höhe des gemeldeten Verrechnungsbasis Betrages + 3.000,00 nicht zulässig ist."

Voraussetzungen für die Nutzung des SV-Clearingsystems

Eine gesonderte Anmeldung bzw. Freischaltung für die Teilnahme am SV-Clearing beim Krankenversicherungsträger ist nicht notwendig. Das Service nutzt vielmehr die bereits existierende technische Infrastruktur des Unternehmensserviceportals (USP), von ELDA und WEBEKU. Das SV-Clearingsystem erweitert die bestehenden Produkte somit um eine neue Funktionalität.

SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung (USP)

Wesentlich für einen reibungslosen Ablauf ist, dass Rückmeldungen aus dem SV-Clearingsystem stets an die aktuell für die Meldungserstattung zuständige Stelle bzw. Person übermittelt werden. Um dies zu gewährleisten, ist jedes Beitragskonto einmalig mit der ELDA-Seriennummer der Meldungserstellerin bzw. des Meldungserstellers zu verknüpfen. Ist dies geschehen, werden sämtliche Clearingfälle an die ELDA-Outbox dieser ELDA-Seriennummer übermittelt und können sodann abgearbeitet werden. Sofern das Lohnverrechnungsprogramm der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers oder der bzw. des Bevollmächtigten an ELDA angebunden ist, werden die Rückmeldungen auch automatisch in diese Software übernommen.

Die einmalige Verknüpfung erfolgt über die via USP aufrufbare SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung.

Diese Applikation legt konkret fest,

welche Clearingfälle (Versichertenmeldungen, mBGM),
zu welcher Beitragskontonummer,
an welche Empfängerin bzw. welchen Empfänger (repräsentiert durch die ELDA-Seriennummer) und
für welche Zeitspanne (befristet, unbefristet)
zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden sollen.

Dadurch kann das SV-Clearingsystem individuell den jeweiligen betrieblichen Abläufen (Dienstgeberin bzw. Dienstgeber erledigt selbst sämtliche Meldungen, Steuerberaterin bzw. Steuerberater kümmert sich um die Meldepflichten etc.) angepasst und bei organisatorischen Veränderungen im Betrieb laufend aktualisiert werden.

Liegt keine Eintragung in der SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung vor, erfolgt die Zustellung der Rückmeldung an die ELDA-Outbox jener ELDA-Seriennummer, mit welcher die betroffene Meldung übermittelt wurde. Rückmeldungen, welche keinen Bezug zu einer konkreten Meldung aufweisen (zum Beispiel mBGM fehlt), werden in diesem Fall nicht über die ELDA-Outbox zugestellt. Sie können aber online via WEBEKU eingesehen werden.

Einsichtnahme via WEBEKU

Das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) bietet eine Online-Einsicht auf das Beitragskonto. Zusätzlich stehen zahlreiche Services zur Verfügung, wie zum Beispiel die Abfrage des Beschäftigtenstandes oder die Abfrage einer Versicherungsnummer.

Über WEBEKU können, ungeachtet der Festlegungen mittels SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung, sämtliche Clearingfälle pro Beitragskonto und deren Status eingesehen werden. Dies ist einerseits für die Dienstgeberin bzw. den Dienstgeber selbst und andererseits für Bevollmächtigte (im Rahmen ihrer berechtigten Beitragskonten) möglich. Ein Gesamtüberblick wird dadurch gewährleistet. Voraussetzung dafür ist, dass im USP die Verfahrensrechte "Clearing" bzw. "Clearing (als Bevollmächtigter)" vergeben wurden. Die integrierte Suchfunktion ermöglicht sodann das rasche Auffinden einzelner Clearingfälle bzw. eine Einschränkung der Anzeige nach Gruppenmerkmalen (zum Beispiel Ausgabe sämtlicher Fälle mit einem bestimmten Einlangedatum).

Jeder Clearingfall weist einen Status auf, der nähere Informationen zum aktuellen Zustand der ergangenen Rückmeldung anzeigt. Nachstehend die Bedeutung der einzelnen Statusmeldungen:

Status "erstellt": Der Clearingfall wurde erstellt.
Status "ELDA in Zustellung": ELDA unternimmt einen Zustellversuch an die jeweilige Meldungserstellerin bzw. den jeweiligen Meldungsersteller.
Status "ELDA bereitgestellt": Die jeweilige Meldungserstellerin bzw. der jeweilige Meldungsersteller wurde identifiziert und der Clearingfall wird über ihre bzw. seine ELDA-Outbox zur Verfügung gestellt.
Status "ELDA zugestellt": Der Clearingfall wurde von der Meldungserstellerin bzw. vom Meldungsersteller übernommen (positive Abholung durch Lohnverrechnungssoftware, ELDA etc.).
Status "ELDA unzustellbar": Die Empfängerin bzw. der Empfänger des Clearingfalles ist nicht identifizierbar. Dies bedeutet, dass der Clearingfall keiner automatischen Zuteilung unterliegt und daher mitunter unbearbeitet bleibt.
Status "WEBEKU in Bearbeitung": Der Clearingfall wurde von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber oder von der bevollmächtigten Person zur manuellen Bearbeitung übernommen. Statusänderungen können von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber oder von der bevollmächtigten Person händisch vorgenommen werden.

Status "WEBEKU bearbeitet": Der Clearingfall wurde von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber oder von der bevollmächtigten Person bearbeitet und aus ihrer bzw. seiner Sicht abgeschlossen. Statusänderungen können von der Dienstgeberin bzw. vom Dienstgeber oder von der bevollmächtigten Person händisch vorgenommen werden.
Status "obsolet": Der Clearingfall wurde gelöst und die betroffene Meldung im EDV-System des Krankenversicherungsträgers erfolgreich verarbeitet.

Zur Dokumentation, dass ein Clearingfall bearbeitet wird, kann der Status von "ELDA unzustellbar" händisch auf "WEBEKU in Bearbeitung" bzw. "WEBEKU bearbeitet" geändert werden. Dies erfolgt in der Detailansicht des Clearingfalles mittels der Buttons "in Bearbeitung setzen" bzw. "Bearbeitung abschließen".

Hier können Sie eine grafische Darstellung der Clearingfall - Suche via WEBEKU abrufen:

Clearingfall - Suche (PDF, 199 KB)

SV-Clearingsystem - Informationen für Dienstgeberinnen und Dienstgeber sowie Bevollmächtigte

Hier finden Sie Informationen für die Nutzung des SV-Clearingsystems aus der Sicht der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers und der Bevollmächtigten unter Betrachtung verschiedener Anwendungsfälle:

Informationen für Dienstgeberinnen und Dienstgeber sowie Bevollmächtigte (PDF, 513 KB)

Clearingverständigung via E-Mail

Bei Vorliegen eines Clearingfalles bietet WEBEKU die Möglichkeit, dass eine Verständigung an eine im Vorfeld definierte E-Mail-Adresse erfolgt. Damit dieses Service genutzt werden kann, müssen die USP-Verfahrensrechte "E-MailAdresseVerwalten" bzw. "E-MailAdresseVerwaltenBevollmächtigter" vergeben sein.

E-Mail-Adressen können im Anschluss in WEBEKU sowohl auf Dienstgeberebene (= Verständigungen ergehen für alle Beitragskonten einer Dienstgeberin bzw. eines Dienstgebers) als auch für einzelne Beitragskonten hinterlegt werden.

Hier können Sie eine grafische Darstellung der Verwaltung der E-Mail-Adressen in WEBEKU abrufen:

E-Mail-Adressen verwalten - Bevollmächtigter (PDF, 110 KB)

Hilfestellung und Beratung

Für nähere Auskünfte bzw. Fragen zum USP und zum SV-Clearingsystem stehen Ihnen folgende Einrichtungen zur Verfügung:

Für die Registrierung am USP: USP-Service Center, Telefon: 050 233 733
Für die Einrichtung des SV-Clearingsystems und für WEBEKU: Customer Care Center der IT-Services der Sozialversicherung GmbH, Telefon: 050 124 6200, E-Mail: sv-servicecenter@itsv.at