Bei der Anmeldung von zukünftigen Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern kommt es teilweise zu Unklarheiten über das Vorliegen einer Versicherungsnummer (VSNR). Wie die Abfrage und gegebenenfalls die Anforderung einer VSNR abläuft, erläutern wir in diesem Beitrag.
In der Regel besitzt jede in Österreich geborene Person eine VSNR, die auf der e-card aufgedruckt ist. Nutzen Sie daher die e-card einer zukünftig beschäftigten Person zur Überprüfung der korrekten VSNR. Dadurch lassen sich Clearingfälle wegen einer falschen VSNR vermeiden.
Unbekannte VSNR
In manchen Fällen kommt es bei der Anmeldung zur Sozialversicherung vor, dass zukünftig Beschäftigte keine VSNR nennen und auch keine e-card vorweisen können. Speziell bei ausländischen Personen, die erstmals in Österreich eine Beschäftigung aufnehmen, ist dies der Fall.
Um in einer derartigen Situation die VSNR zu ermitteln, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. VSNR abfragen
Überprüfen Sie über das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) mit der Funktion "Versicherungsnummer abfragen", ob für die betreffende Person eine VSNR vorhanden ist.
2. VSNR anfordern
Ergibt die Abfrage der VSNR in WEBEKU kein Ergebnis (oder besteht kein Zugriff auf WEBEKU), ist die Meldung Versicherungsnummer Anforderung zur erstatten.
Übermitteln Sie die Meldung Versicherungsnummer Anforderung spätestens zeitgleich mit der Vorlage der Anmeldung. Auf der Anmeldung ist in diesem Fall das Geburtsdatum der zukünftig beschäftigten Person anzuführen und das Datenfeld "Referenzwert der VSNR-Anforderung" zu befüllen. Bleibt dieses Datenfeld irrtümlich unbelegt, ist eine Nachmeldung des Referenzwertes mittels der Meldung Richtigstellung Anmeldung notwendig.
Achtung: Ein falscher Referenzwert, der keiner Meldung Versicherungsnummer Anforderung zugeordnet werden kann, löst einen Clearingfall aus.
Die Rückmeldung über die vom Krankenversicherungsträger vergebene VSNR erfolgt über das SV-Clearingsystem. Wird das SV-Clearingsystem nicht benutzt, informiert Sie der Krankenversicherungsträger über die VSNR.
Übernehmen Sie die VSNR in Ihre Lohnverrechnungssoftware.
Dadurch steht die VSNR für alle weiteren Meldungen an die Sozialversicherung zur Verfügung.
Richtige Daten
Für die Ausfertigung der Meldung Versicherungsnummer Anforderung ist die Angabe bestimmter Personaldaten, wie etwa Familienname(n), Vorname(n), Staatsangehörigkeit oder Geburtsdatum, notwendig.
Entnehmen Sie diese Daten einem amtlichen Personaldokument der betreffenden Person (Reisepass oder Personalausweis) und achten Sie auf eine korrekte Übernahme der Angaben. Bewahren Sie eine Kopie des Personaldokumentes für mögliche Rückfragen auf. Die VSNR wird auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten vergeben.
Gut zu wissen: Versicherungsnummer
Die VSNR dient der eindeutigen Identifikation einer Person in der Sozialversicherung und ist kein allgemeines Personenkennzeichen.
Die VSNR besteht aus zehn Ziffern und setzt sich wie folgt zusammen:
- Die ersten drei Stellen sind eine automatisch vergebene (Lauf-)Nummer,
- die vierte Stelle ist eine Prüfziffer und
- die letzten sechs Stellen sind üblicherweise das Geburtsdatum.
Gut zu wissen: Abweichungen vom Geburtsdatum
Aus technischen Gründen kann nur eine bestimmte Zahl von VSNR für ein Geburtsdatum vergeben werden. Dies führt dazu, dass bei der Vergabe der VSNR statt des Geburtsdatums ein fiktives Datum eingetragen wird. Solche Abweichungen sind keine Fehler.
Bei Personen, die bei der Registrierung keinen Geburtstag oder Geburtsmonat angeben können und bei denen nur das Geburtsjahr feststeht, wird der 01.01. oder der 01.07. angenommen.
Es ist auch möglich, dass eine VSNR mit den Monaten 13, 14 oder 15 vergeben wird, wenn für das spezifische Geburtsdatum bereits alle Laufnummern vergeben sind.
Autor: Gerhard Trimmel/ÖGK