Die Änderungsmeldung und die Richtigstellung Abmeldung lösen immer wieder Clearingfälle aus. Wann die Meldungen zu verwenden sind und wie häufig auftretende Clearingfälle im Zusammenhang mit diesen Meldungsarten zu vermeiden sind, erläutern wir hier.
Änderungsmeldung
Wann die Meldung zu verwenden ist
Eine Änderungsmeldung ist dem Krankenversicherungsträger zu erstatten bei:
- einer Änderung von einem geringfügigen zu einem vollversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis oder umgekehrt, solange für den betroffenen Zeitraum noch keine monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) übermittelt wurde,
- der Korrektur des Beschäftigungsbereiches (Arbeiterin bzw. Arbeiter, Angestellte bzw. Angestellter), solange noch keine mBGM für den Beitragszeitraum übermittelt wurde,
- einem Umstieg von der Abfertigung Alt in das Abfertigungssystem nach dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz oder
- einer Meldung des Beginnes oder Endes der Betrieblichen Vorsorge von Personen, die im Rahmen der Arbeitskräfteüberlassung an Bauunternehmen überlassen werden und für die ausschließlich die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse zuständig ist.
Jede Änderung, die nicht von der mBGM umfasst ist, ist innerhalb von sieben Tagen zu melden.
Änderung/Richtigstellung der Meldung: Eine erstattete Änderungsmeldung kann nicht storniert werden. Notwendige Korrekturen sind nur durch Übermittlung einer weiteren Änderungsmeldung möglich.
Keine Änderungsmeldung nach einer mBGM
Ein Grund für das Auftreten eines Clearingfalles ist die Erstattung einer Änderungsmeldung für einen Beitragszeitraum, für den bereits eine mBGM übermittelt wurde. In diesem Fall kann die Änderungsmeldung nicht verarbeitet werden, weshalb ein Clearingfall die Folge ist.
Hintergrund: Die mittels mBGM übermittelten Daten sind stets vorrangig und bestätigen oder korrigieren die Angaben der Anmeldung oder einer Änderungsmeldung. Daher bleiben Änderungsmeldungen wirkungslos, wenn sie Beitragszeiträume betreffen, für die bereits eine mBGM übermittelt wurde.
Somit ist eine nachträgliche Änderung einer bereits übermittelten mBGM nur durch eine Storno-mBGM und durch anschließende Vorlage einer neuen mBGM möglich.
Ausnahme: Im Beitragsvorschreibeverfahren ist kein Storno der mBGM notwendig. Es genügt, eine neue mBGM zu übermitteln.
Die Bereinigung eines Clearingfalles, der durch die Übermittlung einer Änderungsmeldung bei bereits erstatteter mBGM entstanden ist, kann nicht durch die Erstellerin bzw. den Ersteller der Meldung erfolgen. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter der Österreichischen Gesundheitskasse.
Beispiel
- Ein Arbeiter ist seit 01.04. als geringfügig Beschäftigter zur Sozialversicherung gemeldet. Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge werden seit 01.05. abgerechnet.
- Durch einen erhöhten Arbeitsanfall ab 10.10. übersteigt das gebührende Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze. Ein Wechsel von Teil- auf Vollversicherung erfolgt stets mit Beginn des jeweiligen Beitragszeitraumes.
Lösung - Variante 1:
- Die Dienstgeberin übermittelt am 12.10. eine Änderungsmeldung und belegt folgende Felder:
"Änderung ab": 01.10.
"Beschäftigungsbereich": Arbeiter
"geringfügig": Nein
"freier Dienstvertrag": Nein
Hinweis: Das Feld "Betriebliche Vorsorge" muss unbelegt bleiben, da es hier zu keiner Änderung kommt. - Am 15.11. wird mit der mBGM für den Beitragszeitraum Oktober der Versicherungsumfang abschließend bestätigt.
Lösung - Variante 2:
- Der Wechsel von Teil- auf Vollversicherung wird mit der am 15.11. erstatteten mBGM für den Beitragszeitraum Oktober gemeldet.
Anmerkung: Um der betreffenden Person ehestmöglich einen Krankenversicherungsanspruch zu eröffnen, wird um Übermittlung einer Änderungsmeldung im Sinne der Variante 1 der Lösung ersucht.
Richtigstellung Abmeldung
Wann die Meldung zu verwenden ist
Mit dieser Meldungsart kann das Datum der Abmeldung, das Ende des Beschäftigungsverhältnisses, der Abmeldegrund, die Kündigungsentschädigung ab/bis, die Urlaubsersatzleistung ab/bis sowie das Ende der Betrieblichen Vorsorge berichtigt werden. Die übermittelten Daten ersetzen vollständig die ursprünglichen Angaben.
Dabei gilt für die folgenden Datenfelder, dass die Nicht-Angabe zum gänzlichen Entfall des ursprünglichen Sachverhaltes führt:
- "Ende des Beschäftigungsverh.",
- "Kündigungsentschädigung ab",
- "Kündigungsentschädigung bis",
- "Urlaubsersatzleistung ab",
- "Urlaubsersatzleistung bis" und
- "Betriebliche Vorsorge Ende".
Änderung/Richtigstellung der Meldung: Ist eine mittels Richtigstellung Abmeldung bereits korrigierte Abmeldung ein weiteres Mal zu berichtigen, sind der Referenzwert sowie das (falsche) Abmeldedatum der letzten Richtigstellung Abmeldung anzuführen.
Ist eine bereits per Richtigstellung Abmeldung korrigierte Abmeldung gänzlich zu stornieren, ist die Meldungsart Storno Abmeldung zu verwenden. Auch hier sind unbedingt der Referenzwert sowie das Abmeldedatum der letzten Richtigstellung Abmeldung anzuführen.
Richtigstellung nur bei verarbeiteter Abmeldung
Immer wieder treten Clearingfälle auf, wenn eine Richtigstellung Abmeldung zu einer noch nicht verarbeiteten Abmeldung einlangt.
Hintergrund: Durch fehlende oder nicht schlüssige Daten kann eine Abmeldung nicht verarbeitet werden. Ein Clearingfall ist die Folge. Dieser Clearingfall ist zuerst durch Übermittlung einer Storno Abmeldung und einer neuen Abmeldung zu lösen.
Stellt sich danach heraus, dass die (mittlerweile verarbeitete) Abmeldung zu korrigieren ist, erfolgt dies mit einer Richtigstellung Abmeldung.
Die Richtigstellung Abmeldung ist daher nur für eine Korrektur einer bereits beim Krankenversicherungsträger verarbeiteten Abmeldung zu verwenden. Anderenfalls ist ein Clearingfall die Folge, da die Richtigstellung Abmeldung keiner (verarbeiteten) Abmeldung zugeordnet werden kann.
Beispiel
- Ein laufendes Dienstverhältnis, welches der Betrieblichen Vorsorge unterliegt, wird mit 31.10. beendet.
- Am 01.11. wird eine Abmeldung übermittelt, das Feld "Betriebliche Vorsorge Ende" bleibt leer.
- Die Abmeldung kann daher nicht verarbeitet werden und löst einen Clearingfall ("Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da das Ende der Betrieblichen Vorsorge unrichtig ist") aus.
Lösung:
- Am 02.11. erfolgt die Korrektur mit einer Storno Abmeldung und einer anschließenden Übermittlung einer neuen Abmeldung mit dem Datum 31.10. für das Ende der Betrieblichen Vorsorge.
- Der Clearingfall wird dadurch gelöst und die Abmeldung kann beim Krankenversicherungsträger verarbeitet werden.
Fortsetzung des Beispiels - eine Berichtigung der verarbeiteten Abmeldung ist notwendig:
- Am 04.11. stellt sich heraus, dass der abgemeldeten Person eine Urlaubsersatzleistung bis 16.11. zu gewähren ist.
Lösung:
- Für die verarbeitete Abmeldung erfolgt am 04.11. eine Richtigstellung Abmeldung. Neben der Angabe des ursprünglichen Referenzwertes sowie den bereits übermittelten Daten werden folgende Datenfelder belegt:
"Ende Entgeltanspruch": 31.10.
"Richtiges Ende Entgelt": 16.11.
"Ende des Beschäftigungsverh.": 31.10.
"Urlaubsersatzleistung ab": 01.11.
"Urlaubsersatzleistung bis": 16.11.
"Betriebliche Vorsorge Ende": 16.11.
Weitere Ursachen für Clearingfälle und wie Sie diese vermeiden können, finden Sie unter folgendem Link:Clearingfälle und ihre Ursachen
Autor: Gerhard Trimmel/ÖGK