Sonderzahlungen sind Zahlungen der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers, die über das übliche Arbeitsentgelt hinausgehen. Die wichtigsten Bestimmungen für die Abrechnung von Sonderzahlungen und was zu beachten ist, wenn das Dienstverhältnis nicht das ganze Kalenderjahr dauert, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Sonderzahlungen
Unter Sonderzahlungen versteht man jenes Entgelt, das in größeren Zeiträumen als den Beitragszeiträumen (wiederkehrend) gewährt wird.
Dazu zählen beispielsweise
- die Urlaubsbeihilfe,
- die Weihnachtsremuneration,
- die Gewinnanteile und
- das Bilanzgeld.
Sonderzahlungen gehören sozialversicherungsrechtlich zum Entgelt. Sie unterliegen daher der Beitragspflicht und sind grundsätzlich in jenem Beitragsmonat abzurechnen, in dem die Sonderzahlung fällig ist.
Anspruch
Der Anspruch, die Höhe, die Fälligkeit und die Aliquotierungsregeln von Sonderzahlungen sind in den jeweiligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen, Einzeldienstverträgen oder auch in einzelnen Gesetzen, wie zum Beispiel dem Hausbesorgergesetz, geregelt. Darüber hinaus können Sonderzahlungen auch freiwillig gewährt werden.
Höhe
Fast alle Kollektivverträge regeln, dass die Höhe der Sonderzahlungen der Entgelthöhe zum Zeitpunkt der Fälligkeit der Sonderzahlungen entspricht. Regelmäßig geleistete Überstunden und Prämien müssen nur dann in den Sonderzahlungen enthalten sein, wenn dies im Kollektivvertrag vorgesehen oder vereinbart ist.
Bei Teilzeitbeschäftigten müssen jedoch regelmäßige Mehrarbeitsstunden (nicht Überstunden) bei der Berechnung der Sonderzahlungen berücksichtigt werden, sofern sie nicht als Zeitausgleich konsumiert wurden (§ 19d Abs. 4 Arbeitszeitgesetz). Durch den Kollektivvertrag kann festgelegt werden, welcher Zeitraum für die Berechnung der regelmäßig geleisteten Mehrarbeit heranzuziehen ist.
Dauert das Dienstverhältnis nicht das ganze Kalenderjahr, gebühren die Sonderzahlungen nur in aliquoter Höhe.
Eintritt während des Kalenderjahres
Beginnt ein Dienstverhältnis während eines Kalenderjahres, gebühren (eventuell erst nach einer bestimmten Dauer des Dienstverhältnisses) aliquote Sonderzahlungen entsprechend der zurückgelegten Dienstzeit (Beispiel 1).
Austritt während des Kalenderjahres
Endet das Dienstverhältnis während des Kalenderjahres, gebühren die Sonderzahlungen grundsätzlich nur im aliquoten Ausmaß. Es sind verschiedene Fallkonstellationen zu beachten:
- Arbeiterin bzw. Arbeiter - Ende vor Erhalt der Sonderzahlung: Die Sonderzahlungen gebühren in der Regel laut Kollektivvertrag aliquot und entfallen nur dann, wenn das Dienstverhältnis durch begründete Entlassung oder durch unbegründeten vorzeitigen Austritt beendet wurde.
- Angestellte bzw. Angestellter - Ende vor Erhalt der Sonderzahlung: Falls die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer einen Anspruch auf Sonderzahlungen hat, gebühren diese laut Angestelltengesetz (AngG) in dem Ausmaß, das dem Verhältnis zwischen der Dienstperiode, für die die Entlohnung gewährt wird, und der zurückgelegten Dienstzeit entspricht (§ 16 AngG, Beispiel 2).
- Arbeiterin bzw. Arbeiter - Ende nach Erhalt der Sonderzahlung: Die Sonderzahlungen sind grundsätzlich entweder in allen Fällen oder auch nur dann aliquot zurückzuzahlen, wenn das Dienstverhältnis durch begründete Entlassung, durch unbegründeten vorzeitigen Austritt oder durch Dienstnehmerkündigung beendet wurde. Die Kollektivverträge können aber für die jeweiligen Sonderzahlungen unterschiedliche Rückzahlungsregelungen vorsehen.
- Angestellte bzw. Angestellter - Ende nach Erhalt der Sonderzahlung: Es gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie für Arbeiterinnen und Arbeiter.
Unterschiedlich hohe Bezüge
Kommt es zu einem Wechsel von einer Voll- zu einer Teilzeitbeschäftigung (oder umgekehrt), kann der Kollektivvertrag für die Berechnung der Sonderzahlungen zwei Möglichkeiten vorsehen:
- Ermittlung nach der tatsächlichen Entgelthöhe zum Fälligkeitszeitpunkt (Stichtagsberechnung) oder
- Ermittlung entsprechend des im Anspruchszeitraum geleisteten unterschiedlichen Arbeitszeitausmaßes (Mischsonderzahlung).
Existiert keine Regelung, ist eine Mischberechnung vorzunehmen (Beispiel 3).
Bei Teilzeitbeschäftigten mit unterschiedlichem Ausmaß der Beschäftigung ist die Berechnung der Sonderzahlungen im Kollektivvertrag geregelt. Der Kollektivvertrag für Handelsangestellte sieht beispielsweise eine Berechnung der Weihnachtsremuneration nach dem Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor deren Fälligkeit vor.
Fallen in ein Kalenderjahr auch Zeiten einer Teilzeitbeschäftigung nach dem Mutterschutzgesetz 1979 (MSchG) bzw. nach dem Väter-Karenzgesetz (VKG), gebühren Sonderzahlungen in dem der Voll- und Teilzeitbeschäftigung entsprechenden Ausmaß im Kalenderjahr (Mischsonderzahlung).
Hinweis: Gleiches gilt auch für Fälle der Altersteilzeit nach dem 50. Lebensjahr, bei Betreuungspflichten von nahen Angehörigen, bei Bildungsteilzeit, Pflegeteilzeit sowie Familienhospizteilzeit.
Bei Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern, die während des Kalenderjahres ihre Lehrzeit vollendet haben, gilt für die Berechnung der Sonderzahlungen Folgendes:
- Ermittlung nach der tatsächlichen Höhe des Lehrlingseinkommens bzw. des Gehaltes zum Fälligkeitszeitpunkt (Stichtagsberechnung). Dies gilt nur für den Fall, dass der Kollektivvertrag entweder überhaupt keine Aliquotierung (auch nicht bei unterjährigem Ein- oder Austritt) oder diese ausdrücklich vorsieht, ansonsten
- Ermittlung aus dem aliquoten Teil des letzten monatlichen Lehrlingseinkommens und aus dem aliquoten Teil des Gehaltes zusammen (Mischsonderzahlung).
Berechnung der Sonderzahlungen
Beispiel 1: Aliquotierung bei Eintritt während des Kalenderjahres
Sachverhalt
- Dienstverhältnis: Arbeiterin
- Eintritt: 01.06.2024
- Monatsgehalt: 1.765,00 Euro
- Urlaubsbeihilfe und Weihnachtsremuneration: je ein Monatsgehalt
Lösung:
Aliquote Urlaubsbeihilfe: 1.765,00 Euro : 366 x 214 = 1.031,99 Euro
Aliquote Weihnachtsremuneration: 1.765,00 Euro : 366 x 214 = 1.031,99 Euro
Beispiel 2: Aliquotierung bei Austritt während des Kalenderjahres
Sachverhalt
- Dienstverhältnis: Angestellter
- Eintritt: 02.03.2021
- Monatsgehalt: 1.952,00 Euro
- Urlaubsbeihilfe und Weihnachtsremuneration: je ein Monatsgehalt
- Auszahlung Urlaubsbeihilfe: 30.06.2024
- Kündigung: 31.10.2024
Lösung:
Rückverrechnungsbetrag
Urlaubsbeihilfe: 1.952,00 Euro : 366 x 61 = 325,33 Euro
Aliquote Weihnachtsremuneration: 1.952,00 Euro : 366 x 305 = 1.626,67 Euro
Beispiel 3: Aliquotierung bei unterschiedlich hohen Bezügen
Sachverhalt
- Dienstverhältnis: Angestellte
- Teilzeitbeschäftigung: bis 30.09.2024
- Stundenausmaß: 20 Stunden/Woche
- Monatsgehalt: 968,00 Euro
- Vollzeitbeschäftigung: ab 01.10.2024
- Stundenausmaß: 40 Stunden/Woche
- Monatsgehalt: 1.936,00 Euro
- Kollektivvertrag: keine Regelung
Lösung:
Urlaubsbeihilfe
968,00 Euro : 366 x 274 = 724,68 Euro
1.936,00 Euro : 366 x 92 = 486,64 Euro
Tatsächlicher Anspruch: 1.211,32 Euro
Bereits erhalten: - 968,00 Euro
Nachzahlungsbetrag: 243,32 Euro
Weihnachtsremuneration
968,00 Euro : 366 x 274 = 724,68 Euro
1.936,00 Euro : 366 x 92 = 486,64 Euro
Tatsächlicher Anspruch: 1.211,32 Euro
Ein Beispiel für die Berücksichtigung der Höchstbeitragsgrundlage bei der Abrechnung von Sonderzahlungen bei einem unterjährigen Dienstgeberwechsel finden Sie unter dem Link in der Rubrik "Mehr zum Thema".
Unterbrechung der Dienstleistung
Für Krankenstandszeiten, in denen nach Ausschöpfung des Entgeltfortzahlungsanspruches (§ 8 AngG und § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz) kein Entgeltanspruch mehr besteht, gebühren keine Sonderzahlungen, es sei denn, der Kollektivvertrag bestimmt ausdrücklich einen solchen Anspruch.
Kommt es vor dem Entfall des Entgeltes zu einer Kürzung des Krankenentgeltes (zum Beispiel auf 50 bzw. 25 Prozent), sind auch die Sonderzahlungen entsprechend zu kürzen, sofern der Kollektivvertrag nichts Gegenteiliges vorsieht.
Bei einer Unterbrechung der Dienstleistung durch eine Bildungs-, Pflege- oder Familienhospizkarenz, Freistellung bei Kinderrehabilitation, Karenz nach dem MSchG bzw. VKG oder einem Präsenz-, Ausbildungs- oder Zivildienst gebühren die Sonderzahlungen nur in dem Ausmaß, das dem Teil des Kalenderjahres entspricht, in den keine derartigen Zeiten fallen.
Beitragspflicht
Von den im Kalenderjahr 2024 fällig werdenden Sonderzahlungen sind Sonderbeiträge bis zu einem Höchstbetrag von 12.120,00 Euro (60-fache der täglichen Höchstbeitragsgrundlage) zu entrichten.
Von den Sonderzahlungen nicht zu entrichten sind
- die Arbeiterkammerumlage,
- die Landarbeiterkammerumlage (ausgenommen in Kärnten) und
- der Wohnbauförderungsbeitrag.
Übt eine Dienstnehmerin bzw. ein Dienstnehmer gleichzeitig mehrere Beschäftigungen nebeneinander im gleichen Kalenderjahr aus, so sind von den Sonderzahlungen Sonderbeiträge von jeder einzelnen Beschäftigung bis zur Höchstbeitragsgrundlage zu entrichten.
Bei einem unterjährigen Dienstgeberwechsel sind die während eines Kalenderjahres gewährten Sonderzahlungen so zu behandeln, als ob diese zur Gänze von der letzten Dienstgeberin bzw. vom letzten Dienstgeber ausgezahlt worden wären. Es sind nur mehr für die Differenz zur jährlichen Höchstbeitragsgrundlage Beiträge zu entrichten.
Beitragsfälligkeit
Die Sonderbeiträge sind am letzten Tag des Kalendermonates fällig, in dem die Sonderzahlung fällig wurde. Wird die jeweilige Sonderzahlung jedoch bereits zu einem früheren Zeitpunkt gewährt, sind die Sonderbeiträge bereits am letzten Tag des Kalendermonates fällig, in dem die Sonderzahlung ausgezahlt wurde.
Autorin: Mag. a (FH) Karina Sandhofer