SV-Clearingsystem: Wissenswertes im Überblick

Das SV-Clearingsystem ist eine wichtige Hilfe für die Meldungserstattung. Es prüft die Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit. Im Falle von Unstimmigkeiten gibt das SV-Clearingsystem Hinweise aus, um Fehler zu beheben und diese weitgehend zu vermeiden. Alles, was Sie dazu wissen sollten, erfahren Sie hier.

Ablauf

Langt eine Versichertenmeldung bzw. eine monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) mittels ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungs-trägern) ein, erfolgt durch das EDV-System des Krankenversicherungsträgers eine Überprüfung und – wenn möglich – eine Verarbeitung der Meldung. Dabei werden alle offensichtlichen oder möglichen Mängel der Meldung aufgezeigt. 

Darüber hinaus erfolgen über das EDV-System des Krankenversicherungsträgers in periodischen Abständen Routineabgleiche, wie etwa eine Prüfung, ob im Selbstabrechnerverfahren sämtliche mBGM erstattet wurden.

Bei festgestellten Widersprüchlichkeiten wird automatisch eine entsprechende Rückmeldung (= Clearingfall) mit einer konkreten Beschreibung der Auffälligkeit erzeugt.

Die Fehlerhinweise des SV-Clearingsystems können jederzeit online über das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) abgerufen werden. Die Clearingfälle stehen darüber hinaus in ELDA zum Download bereit. 

Tipp: Für eine automatische Verständigung über das Vorliegen neuer Clearingfälle können in WEBEKU mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

Das SV-Clearingsystem dient nur der Information, dass erstattete Meldungen Widersprüchlichkeiten aufweisen bzw. gemeldete Sachverhalte unschlüssig sind. Korrekturen von Meldungen erfolgen ausschließlich über ELDA.

Vorteile

Das SV-Clearingsystem bietet zahlreiche Vorteile: 

• Alle erstatteten Meldungen werden einzeln und unter Berücksichtigung bereits gemeldeter Sachverhalte zeitnah auf ihre Stimmigkeit überprüft.
• Bei aufgetretenen Widersprüchlichkeiten wird die Meldungserstellerin bzw. der Meldungsersteller per E-Mail informiert, dass ein Clearingfall vorliegt.
• Jede über das SV-Clearingsystem zur Verfügung gestellte Rückmeldung beinhaltet Detailinformationen zum vorliegenden Clearingfall.
• Der jeweilige Clearingfall kann einer versicherten Person zugeordnet werden.
• Die Meldungserstellerin bzw. der Meldungsersteller entscheidet, wann der aufgetretene Clearingfall bearbeitet wird.
• Die jeweiligen Fehlerrückmeldungen können über eine entsprechende Schnittstelle – sofern diese Funktionalität unterstützt wird – in die Lohnverrechnungssoftware übernommen werden.

"Unser SV-Clearingsystem unterstützt Sie bei der Meldungserstattung. Sie werden zeitnah über
Auffälligkeiten informiert und können so notwendige Korrekturen rasch vornehmen.
Ich empfehle Ihnen auch unser Dienstgeberportal. Unter www.gesundheitskasse.at/dienstgeber finden Sie zahlreiche Antworten zu den häufigsten Fragen zur Auflösung von Clearingfällen."

Mag. Georg Sima, MSc MBA
Generaldirektor-Stellvertreter der ÖGK

Arten der Clearingfälle

Wird nach fachlicher Prüfung durch das EDV-System des Krankenversicherungsträgers eine Auffälligkeit festgestellt, übermittelt das SV-Clearingsystem zwei Kategorien von Rückmeldungen. Je nach festgestellter Wider­sprüchlichkeit handelt es sich um

• Hinweise, die jedenfalls einer Bereinigung durch die Meldungserstellerin bzw. den Meldungsersteller bedürfen, oder
• Mitteilungen mit rein informellem (serviceorientiertem) Charakter.

Die einzelne Rückmeldung selbst bezieht sich im Regelfall auf eine Versicherte bzw. einen Versicherten. Sie enthält neben den wesentlichen Daten zur Zuordnung des Clearingfalles (­Beitragskontonummer, Dienstgeberin bzw. Dienstgeber, Versicherungsnummer etc.) stets eine konkrete Beschreibung der vorliegenden Auffälligkeit.

Rückmeldungen, die jedenfalls einer Bereinigung bedürfen

Diese Rückmeldungen erfolgen, wenn ein inhaltlicher Widerspruch im Datenbestand vorliegt, der einer Verarbeitung der erstatteten Meldung entgegensteht. Der Clearingfall kann ohne Zutun der Meldungserstellerin bzw. des Meldungserstellers nicht aufgelöst werden. Innerhalb einer bestimmten Frist wird eine Korrektur erwartet. Verstreicht diese, ergeht zum bestehenden Problem eine Erinnerung. 

Hinweis: Da die Meldung nicht verarbeitet werden konnte, ist diese zu stornieren (Stornomeldung) und entsprechend der Rückmeldung neu zu melden.

Beispiele für Rückmeldungen, die einer Bereinigung bedürfen:

• "Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da das Ende der Beschäftigung vor der Kündigungsentschädigung bzw. Urlaubsersatzleistung und das Ende des Entgeltanspruches nach dem Ende der Beschäftigung liegen muss."
• "Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da der Abmeldegrund Präsenzdienstleistung im Bundesheer bei arbeitsrechtlichem Ende der Beschäftigung nicht möglich ist."

Rückmeldungen mit informellem (serviceorientiertem) Charakter

Der gemeldete Sachverhalt kann vom EDV-System des Krankenversicherungsträgers verarbeitet werden. Es wurde jedoch eine Auffälligkeit festgestellt, die überprüfenswert erscheint und gegebenenfalls zu Korrekturen Anlass gibt. Im Fokus dieser Meldungen steht somit der Servicegedanke. Auf sie kann, muss aber nicht reagiert werden. Informelle Rückmeldungen sind deshalb mit keinem Erinnerungsdatum versehen.

Hinweis: Da die Meldung verarbeitet wurde, kann diese entsprechend der informellen Rückmeldung korrigiert werden (Richtigstellungsmeldung). 

Beispiele für informelle Rückmeldungen:

• "Der Abschlag UV-Entfall 60. LJ vollendet wäre aufgrund des Alters zulässig."
• "Die Verrechnungsposition Minderung ALV um 1 % (A01) wurde nicht berücksichtigt, weil sie auf Grund der Höhe des gemeldeten Verrechnungsbasis Betrages + 3.000,00 nicht zulässig ist."

Status der Clearingfälle

Jeder Clearingfall weist einen Status auf, der nähere Informationen zum aktuellen Zustand der ergangenen Rückmeldung anzeigt. Nachfolgend die Bedeutung der einzelnen Statusmeldungen:

• Status "erstellt": Der Clearingfall wurde erstellt.
• Status "ELDA in Zustellung": ­ELDA unternimmt einen Zustellversuch an die jeweilige Meldungserstellerin bzw. den jeweiligen Meldungsersteller.
• Status "ELDA bereitgestellt": Die jeweilige Meldungserstellerin bzw. der jeweilige Meldungsersteller wurde identifiziert und der Clearingfall wird über ihre bzw. seine ELDA-Outbox zur Verfügung gestellt.
• Status "ELDA zugestellt": Der Clearingfall wurde von der Meldungserstellerin bzw. vom Meldungsersteller übernommen (positive Abholung durch ELDA, Lohnverrechnungssoftware etc.).
• Status "ELDA unzustellbar": Die Empfängerin bzw. der Empfänger des Clearingfalles ist nicht identifizierbar. Dies bedeutet, dass der Clearingfall keiner automatischen Zuteilung unterliegt und daher mitunter unbearbeitet bleibt.
• Status "WEBEKU in Bearbeitung": Der Clearingfall wurde von der Meldungserstellerin bzw. vom Meldungsersteller zur manuellen Bearbeitung übernommen. Statusänderungen können händisch vorgenommen werden.
• Status "WEBEKU bearbeitet": Der Clearingfall wurde von der Meldungserstellerin bzw. vom Meldungsersteller bearbeitet und aus ihrer bzw. seiner Sicht abgeschlossen. Statusänderungen können händisch vorgenommen werden.
• Status "obsolet": Der Clearingfall wurde gelöst und die betroffene Meldung im EDV-System des Krankenversicherungsträgers erfolgreich verarbeitet. 

Voraussetzungen

Die technische Voraussetzung für die vollständige und optimale Teilnahme am SV-Clearingsystem bedingt eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) sowie bei ELDA und die Zuordnung der jeweiligen Verfahrensrechte in der USP-Administration.

Auskünfte zum SV-Clearingsystem:
Customer Care Center der IT-Services der Sozialversicherung GmbH
Telefon: 050 124 6200
E-Mail: sv-servicecenter@itsv.at

Autorin: Mag.^a (FH) Karina Sandhofer/ÖGK