Notwendige Korrekturen in der Lohnverrechnung sind keine Seltenheit. Diese führen regelmäßig zu Nach- bzw. zu Rückverrechnungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Wurden die Beiträge in einem zu hohen Ausmaß abgeführt, weil beispielsweise irrtümlich von einer zu hohen Beitragsgrundlage ausgegangen wurde, gelten sie als zu Ungebühr entrichtet. Eine Rückforderung ist grundsätzlich binnen fünf Jahren nach deren Zahlung möglich.
Von der Rückforderung generell ausgenommen sind jedoch Beiträge, die einen Zeitraum betreffen, in dem eine Leistung erbracht wurde. Dies gilt auch dann, wenn die Leistung erst später zuerkannt worden ist, aber die Beiträge auf den Bestand oder das Ausmaß des Leistungsanspruches Einfluss hatten.
Primär betroffen sind vor allem zu Ungebühr entrichtete Beiträge, die sich auf die Bemessung einer Leistung aus der Betrieblichen Vorsorge, der Pensionsversicherung oder der Arbeitslosenversicherung ausgewirkt haben. Kommt es zu einer rückwirkenden Verminderung der Beitragsgrundlage bzw. der abzuführenden Beiträge (Rückverrechnung), kann nur jener Teil der Beitragszahlung zurückgefordert werden, der keinen Niederschlag in zwischenzeitlich bereits zugesprochene Leistungen aus dem jeweiligen Versicherungszweig gefunden hat. Ein Regress bei der bzw. dem Versicherten auf Grund einer nachträglichen Beitragsgrundlagenminderung ist überdies zumeist nicht erfolgreich.
Bei der Ablehnung der Rückverrechnung handelt es sich nicht um eine Sanktion.
Beispiel
Mehrere Monate nach bereits erfolgtem Pensionsantritt wird festgestellt, dass die Beiträge von einer zu hohen Beitragsgrundlage entrichtet wurden. Die bereits leistungswirksamen Pensionsversicherungsbeiträge können nicht erstattet werden. Für den Fall, dass eine Abfertigung nach dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz ausbezahlt wurde, ist auch eine Rückforderung der Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge ausgeschlossen. Alle anderen Beiträge sind hingegen rückforderbar.
Automatische Prüfung
Erfolgt eine Verminderung der Beitragsgrundlage bzw. der Beiträge mittels einer Storno-mBGM und anschließenden mBGM in richtiger Höhe, wird automatisch geprüft, ob eine relevante Leistung erbracht wurde. Ist dies der Fall, weil zum Beispiel bereits eine Pension zuerkannt wurde, werden die nicht rückforderbaren Pensionsversicherungsbeiträge auf dem Beitragskonto ausgebucht.
Clearingfall Ausbuchung
Über diese Ausbuchung werden Sie über das elektronische Clearingsystem mit folgendem Rückfragetext informiert:
"Der Beitrag zur [jeweiliger Versicherungszweig] in Höhe von [Betrag] kann nicht rückverrechnet werden, da bereits eine Leistung gemäß § 69 Abs. 2 ASVG erbracht wurde. Dieser Beitrag ist als "Ausbuchung § 69" am Beitragskonto ersichtlich."
Das Storno der mBGM sowie die in diesem Zuge verarbeitete korrekte mBGM werden ungeachtet dessen vollständig verarbeitet. Der Clearingfall dient lediglich als Hinweis, dass der angeführte Betrag am Beitragskonto ausgebucht wurde und somit den Saldo verändert.
Hinweis: Bitte kontrollieren Sie daher das betroffene Konto auf etwaige Rückstände.
Sonderfälle
Manche Korrekturen in der Lohnverrechnung rechtfertigen trotz Aufeinandertreffen einer Leistungsgewährung und einer anschließenden Verminderung der Beitragsgrundlage die Rückerstattung von zu Ungebühr entrichteten Beiträgen. Die automatisierte Prüfung stößt beispielsweise in folgenden Sondersituationen an ihre Grenzen.
- Eine Sonderzahlung wurde irrtümlich in einem falschen Monat abgerechnet. Es erfolgt eine Rückverrechnung und in gleicher Höhe eine neuerliche Abrechnung im korrekten Monat.
- Bei unterjährigem Pensionsantritt vermindert sich der ursprünglich zur Gänze ausbezahlte Urlaubszuschuss entsprechend der Dauer des Dienstverhältnisses. Im Gegenzug gebührt eine anteilige Weihnachtsremuneration, die noch keinen Eingang in die Pensionsberechnung gefunden hat.
Clearingfall Einbuchung
Bestehen begründete Einwände gegen eine erfolgte Ausbuchung (es liegt zum Beispiel ein lohnverrechnungstechnischer Sonderfall vor, die erbrachte Leistung wurde zwischenzeitlich erfolgreich zurückgefordert), wenden Sie sich bitte an uns.
In jenen Fällen, in denen sich nach erfolgter Detailprüfung die zunächst nicht rückerstatteten Beiträge vermindern, erfolgt eine Korrektur mittels sogenannter „Einbuchung“. Die Einbuchung entspricht im Regelfall betraglich der Ausbuchung. Die Rückerstattung erfolgt somit im Sinne der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers.
Als Bestätigung erhalten Sie über das elektronische Clearingsystem folgenden Hinweis:
"Die "Ausbuchung § 69" zur [jeweiliger Versicherungszweig] in Höhe von [Betrag] wurde aufgrund einer neuerlichen Überprüfung um [Betrag] reduziert. Dieser Beitrag ist als "Einbuchung § 69" am Beitragskonto ersichtlich."
Eine Ausbuchung wird als "Soll", eine Einbuchung als "Haben" auf Ihrem Beitragskonto verbucht.
Hinweis: Eine vorausschauende Abrechnung bzw. zeitnahe Korrekturen vermindern das Risiko, dass zu Ungebühr entrichtete Beiträge auf Grund eines Leistungsbezuges nicht mehr rückforderbar sind.
Autor: Mag. Dietmar Langmann/ÖGK