Das SV-Clearingsystem unterstützt die Meldungserstattung, indem es die Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit hin überprüft sowie Unstimmigkeiten automatisch rückmeldet. Nachfolgend erläutern wir jene Themenbereiche, die häufig Clearingfälle verursachen und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese vermeiden können.
Beginn der Verrechnung
Bei einer im Kalendermonat durchlaufenden Beschäftigung beginnt die Verrechnung in der Regel mit dem ersten Tag des Beitragszeitraumes ("Beginn der Verrechnung“ = "01“).
Vor allem im Falle von krankheitsbedingten Unterbrechungen (dies ist etwa bei Bezug von Krankengeld der Fall) ist jedoch darauf zu achten, dass jener Tag als "Beginn der Verrechnung“ herangezogen wird, der dem Ende des Krankengeldanspruches folgt.
Beispiel: Eine Dienstnehmerin bezieht vom 01.02.2022 bis 20.02.2022 Krankengeld. Die Verrechnung beginnt mit dem 21.02.2022 (= erster beitragsrelevanter Versicherungstag nach Leistungsbezug). Im Tarifblock ist daher "21“ einzutragen.
Anzahl der Tarifblöcke
Grundsätzlich beinhaltet die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) nur einen Tarifblock. Eine mBGM mit mehreren Tarifblöcken wird jedoch in folgenden Fällen benötigt:
- Wenn in einem Beitragszeitraum mehrere gleichartige (= regelmäßige, kürzer als einen Monat vereinbarte oder fallweise) Beschäftigungsverhältnisse vorliegen. Dies gilt sowohl für zeitlich hintereinanderliegende als auch für parallele Beschäftigungen. Zum Beispiel, wenn eine geringfügige Beschäftigung während einer Karenz endet und das karenzierte (vollversicherungspflichtige) Dienstverhältnis wieder auflebt. Ebenso bei einer Aufnahme einer neuen Beschäftigung während einer laufenden Kündigungsentschädigung oder Urlaubsersatzleistung.
- Bei unterschiedlicher Verrechnung innerhalb eines Beitragszeitraumes (zum Beispiel im Anschluss an ein untermonatig endendes Lehrverhältnis erfolgt eine Weiterbeschäftigung als Arbeiter oder Angestellter).
- Im Falle einer Unterbrechung der Versicherungszeit auf Grund einer Abmeldung ohne arbeitsrechtlichem Ende und einer neuerlichen Anmeldung (zum Beispiel Truppenübung).
mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung
Ein für kürzer als einen Monat vereinbartes Dienstverhältnis wird erst als solches definiert, wenn die mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung übermittelt wird. Erfolgt eine Verlängerung des Dienstverhältnisses über einen Monat hinaus und handelt es sich arbeitsrechtlich um ein Beschäftigungsverhältnis, ist eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu verwenden und keine weitere Änderung notwendig.
Wenn bereits für den ersten Beschäftigungsabschnitt der kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigung eine mBGM übermittelt worden ist und das Dienstverhältnis verlängert sich, dann ist die erste mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung zu stornieren und durch eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu ersetzen.
Änderung/Richtigstellung einer mBGM
Selbstabrechnerverfahren: Die mittels mBGM gemeldeten Daten können ausschließlich durch eine Storno-mBGM und anschließende Übermittlung einer neuen mBGM korrigiert werden.
Beitragsvorschreibeverfahren: Bei Änderungen einer mBGM für eine regelmäßige Beschäftigung überschreibt eine neue mBGM die bisherige Meldung. Eine Storno-mBGM ist nur zulässig, solange die übermittelte, zu stornierende mBGM noch nicht vorgeschrieben wurde oder für den Fall einer Falschmeldung (zum Beispiel falsche Versicherungsnummer). Wenn die Versicherungszeit vollständig entfällt, ist ein Storno der Anmeldung ausreichend.
Referenzwert
Damit eine Storno-mBGM der Originalmeldung zugeordnet und in weiterer Folge verarbeitet werden kann, ist es unbedingt erforderlich, den korrekten Referenzwert der ursprünglichen Meldung anzuführen. Die Summen der Beiträge bei einer Stornierung der mBGM müssen ebenfalls übereinstimmen.
Hinweis: Auch bei Richtigstellung oder Storno einer Anmeldung bzw. Abmeldung ist der Referenzwert der Originalmeldung anzugeben. Wurde die erstattete Anmeldung bzw. Abmeldung jedoch bereits per Richtigstellung korrigiert, ist der Referenzwert der letzten Meldung relevant.
Anmeldung ohne Versicherungsnummer
Wird eine Anmeldung nur mit Geburtsdatum übermittelt, kann diese ausschließlich in Verbindung mit der Meldung Versicherungsnummer Anforderung verarbeitet werden. In diesem Fall ist neben dem Geburtsdatum allerdings der Referenzwert der Meldung Versicherungsnummer Anforderung, die idealerweise vor der elektronischen Anmeldung erstattet wurde, anzugeben.
Berichtigung von Meldungen
Bei der Clearingrückmeldung „Meldung nicht verarbeitet“ ist enthalten, ob eine Stornomeldung zulässig ist oder nicht.
- Stornomeldung zulässig: ursprünglichen Referenzwert eintragen.
- Keine Stornomeldung zulässig: Neumeldung mit den korrekten Daten.
Verwendung der richtigen mBGM
Die vor Arbeitsbeginn vereinbarte Beschäftigungsdauer ist wesentlich für die Verwendung der richtigen mBGM:
- mBGM für mindestens einen Monat (oder länger) vereinbarte Beschäftigungsverhältnisse (= Regelfall),
- mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung und
- mBGM für fallweise Beschäftigte.
Wichtige Tipps
- Prüfen Sie bei unbefristeten, befristeten und auch bei fallweisen Dienstverhältnissen die Höchstbeitragsgrundlage.
- Achten Sie bitte darauf, wenn die Höchstdauer des Krankengeldanspruches ausgeschöpft ist, dass bei der Abmeldung die Datumsangabe mit jener der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld übereinstimmt.
- Übermitteln Sie die Meldungen an jenes Bundesland, in welchem das Beitragskonto geführt wird.
- Vermeiden Sie bitte Tippfehler und achten Sie besonders auf die Angabe von richtigen Jahreszahlen.
Hinweis: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ÖGK können nicht in die Lohnverrechnung eingreifen. Daher können zum Beispiel doppelte Anmeldungen oder doppelte mBGM nicht gelöscht werden.
Autorin: Mag.a (FH) Karina Sandhofer/ÖGK